PI 日本ディストリクト 2013~14 活動報告

秋の審議会・ワークショップを終えて


第24回秋の審議会・ワークショップ委員会
委員長 齋 藤 紀 子
(ダイヤモンド東京パイロットクラブ)

思えば長い長い準備期間だったと今更に感じております。
2011年の暮頃から、会場探しを始めました。約200名を想定し、宿泊施設と同時に会議のスペースが充分に取れること、交通が便利であること。会場スタッフの人的協力を得られること等々を考慮すると、ホテルを選択するのがベストと思われました。しかし、日程は決められていることであり、しかも土・日曜日となると、秋の結婚シーズンでもあり、あたりをつけたホテルは厳しいということになりました。本来であれば宿泊施設とセットでご案内すべきでありましょうが、次善の策として、宿泊は参加者それぞれに手配して頂き、ホスティングクラブとしては、設備が整い、充実したワークショップが展開出来る会場を選ぶことに焦点を絞り、さまざまな情報を収集し、翌年4月最終的にDAC役員の了承を頂き「イイノホール&カンファレンスセンター」の決定をみました。完成間もない広々とした、美しいホールに魅了されました。

ホールにふさわしく、穏やかで、立ち居振る舞いの落ち着いた、参加者に「参加してよかった」と言って頂けるワークショップにしたい、と思い続けておりました。


いよいよ2013年、開催年の到来です。

恒例ですと、第1回のご案内は5月に全国のクラブに送付されます。DAC役員のご指導を受けながら準備を加速させていきました。 具体的なご案内となる第2回の発送に向け、JTBのご協力を得ながら近隣ホテルの調査、、観光施設の資料、昼食(お弁当)・夕食会場の決定等々、より具体的事柄が次々と決まっていきます。 参加者の申し込みの多いことを祈りながら、ホールとの打ち合わせを重ねながらの日々でした。

 

ワークショップ初日、係担当の他クラブの会員達が、朝早くから続々とやって来てくれました。

会場のあちこちで打ち合わせが始まり、刻一刻と開始時間が近づいてきます。 この時になっても、何か大きなし残したことがあるのではないか、と不安が常にありました。 登録受付の準備は万端。全国から荷物を抱えた(引いた?)会員が到着し始めました。 会場の机上には小さな折り紙のエンピツが待っていました。
いよいよ、ワークショップが始まりました。

 

折り紙・うちわが大活躍

それぞれご希望の分科会に参加するのではなく、会員は広くすべてのテーマを学ぶ機会を大切に、という配慮で、座席はホスティングクラブで決定することになりました。4分科会を4色に分け、座席を指定しました。赤・黄・青・緑の折り紙で折られた小さな鉛筆を可愛らしく並べました。そして会員はご自分のパケットに貼られたシールと同色の鉛筆の席に座って頂きました。

 

会場案内・移動時の目印に、季節らしくうちわを利用し、案内版を作成しました。最寄り駅から会場までの案内に、さりげなく、存在感もあり、アンカークラブの若い力と共にその底力を発揮しました。アンカーさんの協力は大きく、何れパイロトクラブを背負っていくメンバーであろうと心強い思いではありました。

写真で綴るワークショップ